Podpis elektroniczny już od 20 lat zmienia polski biznes
Rozwój usług zaufania jest jednym z najważniejszych trendów technologicznych ostatnich
20 lat. W znaczący sposób przyczyniły się one do rozkwitu cyfrowej gospodarki, która wymaga rozwiązań zabezpieczających elektroniczną komunikację, dokumentację i transakcje finansowe. Nowoczesne firmy i instytucje coraz częściej korzystają z e-podpisu, pieczęci elektronicznej oraz elektronicznego znacznika czasu. Dziś usługi zaufania są standardem w działalności polskiego biznesu i zmieniają się wraz z nim, by sprostać wyzwaniom konkurencyjnego rynku.
Jak wyglądały realia biznesowe 20 lat temu? Początek lat dwutysięcznych w firmach był okresem dominacji papieru i rozwiązań analogowych. Na różną skalę wykorzystywane były narzędzia takie jak telefaks (wspierany przez faksymile), poczta elektroniczna i głosowa, wideoteks czy telemetria. Klienci indywidualni testowali nową wersję systemu Windows, Millennium Edition (Me), a amerykański CERT ostrzegał, że w internecie pojawiły się „złośliwe skrypty”. Już wtedy 90% dyrektorów firm z sektorów bankowości, komunikacji i technologii na świecie przewidywało całkowitą lub znaczną transformację obszaru, na którym będą konkurować w przyszłości. Tak wynikało z badania PricewaterhouseCoopers (PwC), przeprowadzonego podczas Forum w Davos w 2000 roku. Prawdziwa rewolucja technologiczna dopiero się rozpoczynała.
Początki cyfrowej transformacji
Przez dwie ostatnie dekady rynek usług cyfrowych w Polsce bardzo się zmienił. Przedstawiciele firm zaczęli korzystać z możliwości internetu, a później urządzeń mobilnych, by prowadzić swój biznes. Według badań EY, w ciągu ostatnich 3 lat, aż 57% polskich firm jeszcze przyspieszyło wewnętrzną digitalizację. W miarę jak rozpowszechniała się elektroniczna dokumentacja i obsługa cyfrowych
i zdalnych procesów, w firmach rosło zapotrzebowanie na rozwiązania wspierające. Należały do nich między innymi pieczęć elektroniczna, gwarantująca niezmienialność treści e-dokumentów oraz potwierdzająca źródło ich pochodzenia. Uzupełnił ją znacznik czasu, który wiązał utworzenie danego pliku z konkretną datą i godziną. Szczególne uznanie użytkowników zyskał podpis elektroniczny, który pozwolił sygnować dokumenty elektroniczne z mocą prawną równą podpisowi własnoręcznemu.
– Podpis elektroniczny zmienił warunki gry w całym biznesowym ekosystemie. Przez minione 20 lat obserwowaliśmy systematyczną cyfryzację kolejnych sektorów polskiej gospodarki – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR – Dziś wiemy, że e-podpis był pionierskim narzędziem, które pozwoliło na digitalizację pracy i stopniową eliminację papieru
z komunikacji formalnej. W sprawnie zarządzanych firmach pozwala na redukcję nawet 75% kosztów, ponoszonych wcześniej na obsługę dokumentacji papierowej. Jest ekologiczny, wygodny i bezpieczny, dlatego sprawdza się wszędzie tam, gdzie został wdrożony.
Jak wskazują badania KIR i ZBP, z podpisu kwalifikowanego chciałby obecnie korzystać co trzeci użytkownik bankowości internetowej. Również menadżerowie wyższego szczebla szybko docenili funkcjonalność e-podpisu: 84% z nich chciałoby go wdrożyć w swojej firmie . E-podpis okazał się niezbędny w okresie pandemii i nadal jest kluczowym wsparciem w postępującej digitalizacji gospodarki.
E-podpis działa w każdym sektorze gospodarki
Korzyści z zastosowania podpisu elektronicznego odnoszą przedsiębiorstwa ze wszystkich branż. Świadczą o tym przykłady z różnych gałęzi gospodarki, w których wprowadzano go do codziennej obsługi procesów biznesowych.
Branża finansowa:
● Sektor bankowy jest liderem transformacji cyfrowej w Polsce. Poziom digitalizacji banków przekracza globalną średnią, a spośród 30 najbardziej zaawansowanych cyfrowo instytucji z tej branży na świecie, aż 6 pochodzi z Polski – podaje Deloitte.
● E-podpis w finansach wykorzystywany jest m.in. w celu autoryzacji transakcji bankowych.
● Klienci banków i innych instytucji dzięki e-podpisowi mogą zdalnie podpisywać umowy
i dokumenty. Elektroniczny obieg znacznie skraca czas potrzebny na dokonanie formalności
i zabezpiecza komunikację z instytucjami zaufania publicznego.
Ochrona zdrowia:
● Opieka zdrowotna cyfryzuje się ustawicznie, poszukując optymalizacji operacyjnej i kosztowej. Dostępność rozwiązań cyfrowych doceniają także pacjenci.
● Jak podaje Centrum e-Zdrowia, Internetowe Konto Pacjenta ma już 17 mln osób, natomiast
4,5 mln użytkowników zainstalowało aplikację mojeIKP. Przez IKP wystawiono dotąd (kwiecień 2023) 1,5 mld e-recept i 126 mln e-skierowań.
● E-podpis wspiera funkcjonowanie placówek opieki zdrowotnej m.in. przy autoryzacji dokumentacji medycznej (wyniki badań, recepty i skierowania), gwarantując poufność, bezpieczeństwo i integralność danych wrażliwych znajdujących się w cyfrowych dokumentach.
HR:
● Cyfrowa obsługa dokumentacji kadrowej to standard, dzięki któremu możliwe jest skuteczne zarządzanie rozproszonymi, hybrydowymi zespołami. E-podpis w HR pomaga zawierać umowy o pracę, składać oświadczenia i przesyłać aneksy do umów w formie online.
● Procesy rekrutacji i przetwarzanie dokumentów nowych pracowników stały się bardziej efektywne, wciąż spełniając rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i wymogi ochrony danych osobowych. Jak pokazują badania SD Worx, już 53% europejskich firm zainwestowało w cyfrowe procesy HR.
● Z raportu Pracuj.pl wynika, że na digitalizację procesów HR postawiło już 39% firm zatrudniających ponad 1000 pracowników, a 26% firm do priorytetów zalicza organizację rekrutacji, onboardingu i innych procesów w 100% cyfrowo.
● Wśród najważniejszych obszarów, które obecnie podlegają cyfryzacji, respondenci badania wskazali odpowiednio 81% – kadry i płace, 57% – rekrutację, a także systemy wspierające komunikację wewnętrzną, w tym intranet – 44%.
Logistyka:
● W sektorze logistycznym digitalizacja, obok wprowadzania rozwiązań telematycznych
i systemów zarządzania cyfrowego, obejmuje także elektryfikację floty.
● Od r. 2020 nowe rozwiązania technologiczne wdrożyło już 69% firm z branży – wskazują dane Webfleet Solutions.
● E-podpis ułatwia podpisywanie umów i dokumentów, związanych z przewozem towarów (m.in. faktur, listów przewozowych, kontraktów), przekładając się też na dużą oszczędność.
Leasing:
● Firmy leasingowe stawiają na zaawansowane rozwiązania digital, wykorzystując sztuczną inteligencję, wirtualnych asystentów, technologie kognitywne oraz kompletne, internetowe ścieżki obsługi klienta.
● Każdy etap procesu zawierania umowy leasingowej przenoszony jest do kanału cyfrowego. Wspiera to pozytywne doświadczenia (CX) oraz kształtuje zaufanie klienta.
● Możliwość skorzystania z podpisu elektronicznego m.in. podczas finalizowania umów, to również w tym przypadku odpowiedź na zapotrzebowanie rynku i usługobiorców.
● Według raportu EFL nawet 64% firm planuje wdrożenie w ciągu maksymalnie trzech lat
e-podpisu, 65% natomiast już zwiększyło korzystanie z technologii.
Nieruchomości:
● Podmioty na rynku nieruchomości w Polsce konsekwentnie cyfryzują kolejne obszary działania – marketingowe, promocyjne, techniczne czy komunikacji biznesowej.
● Podpis elektroniczny w tym sektorze umożliwia zdalne podpisywanie i przekazywanie klientom umów – m.in. kupna-sprzedaży, najmu, umów przedwstępnych.
● Dzięki temu agencje nieruchomości i inne podmioty mogą oferować swoje usługi na odległość i finalizować transakcje w całości online.
● Deloitte w raporcie Digitalization is here to stay. How to achieve an effective digital transformation in real estate wskazuje, że digitalizacja umów i dokumentów jest jednym
z kluczowych obszarów rozwoju technologicznego w tym sektorze gospodarki.
Firmy korzystające z podpisu elektronicznego należą do beneficjentów transformacji cyfrowej ostatnich dwudziestu lat. Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają na technologię by skuteczniej konkurować na rynku – usprawniają procesy biznesowe, uzyskują oszczędności i podnoszą zysk, jednocześnie dbając o satysfakcję klienta. E-podpis, jako usługa przyjazna środowisku i wspierająca cyfrowy obieg dokumentów, jest dziś również elementem zielonej zmiany, jaka zachodzi w polskiej gospodarce wraz ze wzrostem świadomości społeczeństwa.
– W ciągu ostatnich 20 lat, podpis elektroniczny, podobnie jak polskie firmy, rozwijał się i dostosowywał do zmieniającego otoczenia. Kiedy uruchamialiśmy e-podpis jako komercyjną usługę, mieliśmy już doświadczenie z wykorzystywaniem go jako narzędzia zabezpieczającego transakcje w systemie Elixir. Nikt jednak wtedy nie przewidywał, że w ciągu kolejnych kilkunastu lat udostępnimy jego w pełni mobilną wersję z opcją zdalnej weryfikacji tożsamości użytkownika. Dziś e-podpis stał się standardem, na trwałe wpisanym w polski krajobraz biznesowy – podkreśla Elżbieta Włodarczyk.
